Te damos la bienvenida a la política de

Tratamiento de Datos Personales de Háptica S.A.S.

Objetivo

Establecer los criterios para la recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión de los datos personales tratados por Háptica S.A.S., correspondientes a personas naturales con quienes tiene o ha tenido relación, tales como, sin que este listado signifique limitación, trabajadores y familiares de estos, accionistas, consumidores, clientes, distribuidores, proveedores, acreedores y deudores, para los siguientes propósitos y condiciones.

Alcance

Esta política aplica para toda la información personal registrada en las bases de datos de Háptica S.A.S.,

quien actúa en calidad de responsable del tratamiento de los datos personales.

Obligaciones

Háptica S.A.S., tiene presente que los Datos Personales son de propiedad de las personas a las que se refieren y solamente ellas pueden decidir sobre los mismos. En ese sentido, Háptica S.A.S., hará uso de los Datos Personales recolectados únicamente para las finalidades a las que se encuentra debidamente facultada y respetando, en todo caso, la normatividad vigente sobre la Protección de Datos Personales vigente.

Háptica S.A.S., atenderá los deberes previstos para los Responsables del Tratamiento, contenidos en el artículo 17 de la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la reglamenten, modifiquen o sustituyan.

Responsable del Tratamiento

Háptica S.A.S., sociedad comercial legalmente constituida, identificada con el NIT 900.690.937-1, con domicilio principal en la Carrera 15 No. 97-40 Oficina 405 de la ciudad de Bogotá D.C. – Colombia; página web: www.haptica.co; y, teléfono: (+57 1) 4674257.

Tratamiento y Finalidad

El tratamiento que realizará Háptica S.A.S., con la información personal será la recolección, almacenamiento, uso, circulación de los siguientes eventos y/o actividades:

Finalidades generales para el tratamiento de Datos Personales y de clientes:

• Transferir la información recolectada a distintas áreas de Háptica S.A.S., cuando ello sea necesario para el desarrollo de sus operaciones (recaudo de cartera y cobros administrativo, tesorería, contabilidad, elaboración de actividades y talleres, entre otros);
• Para la atención de requerimientos judiciales o administrativos y el cumplimiento de mandatos judiciales o legales;
• Para el registro datos personales en los sistemas de información de Háptica S.A.S y en sus bases de datos comerciales y operativas;
• Cualquier otra actividad de naturaleza similar a las anteriormente descritas que sean necesarias para desarrollar el objeto social de Háptica S.A.S;
• Para cumplir las obligaciones contraídas por Háptica S.A.S., con sus Clientes y Consumidores al momento de adquirir nuestros servicios;
• Para el fortalecimiento de las relaciones con sus Consumidores y Clientes, mediante el envío de información relevante, la toma de pedidos y evaluación de la calidad del servicio;

Respecto a los datos personales de nuestros empleados:

• Administrar y operar, directamente o por conducto de terceros, los procesos de selección y vinculación de personal, incluyendo la evaluación y calificación de los participantes y la verificación de referencias laborales y personales, y la realización de estudios de seguridad;
• Desarrollar las actividades propias de la gestión de Recursos Humanos dentro de Háptica S.A.S., tales como nómina, afiliaciones a entidades del sistema general de seguridad social, actividades de bienestar y salud ocupacional, ejercicio de la potestad sancionatoria del empleador, entre otras;
• Realizar los pagos necesarios derivados de la ejecución del contrato de trabajo y/o su terminación, y las demás prestaciones sociales a que haya lugar de conformidad con la ley aplicable;
• Contratar beneficios laborales con terceros, tales como seguros de vida, gastos médicos, entre otros;
• Notificar a contactos autorizados en caso de emergencias durante el horario de trabajo o con ocasión del desarrollo del mismo;
• Coordinar el desarrollo profesional de los empleados, el acceso de los empleados a los recursos informáticos del empleador y dar soporte para su utilización;
• Planificar actividades empresariales;

Respecto a los Datos de Proveedores:

• Para invitarlos a participar en procesos de selección y a eventos organizados o patrocinados por Háptica S.A.S;
• Para la evaluación del cumplimiento de sus obligaciones; • Para hacer el registro en los sistemas de Háptica S.A.S;
• Para procesar sus pagos y verificar saldos pendientes.

Disposiciones Especiales para el Tratamiento de Datos Personales

Tratamiento de Datos Personales de Naturaleza Sensible

El Tratamiento de los Datos Personales de naturaleza sensible está prohibido por la ley, salvo que se cuente con autorización expresa, previa e informada del Titular, entre otras excepciones consagradas en el Artículo 6o de la Ley 1581 de 2012.

En este caso, además de cumplir con los requisitos establecidos para la autorización, LA COMPAÑIA informará al Titular lo siguiente:

• Que por tratarse de datos sensibles no está obligado a autorizar su Tratamiento.
• Cuáles de los datos que serán objeto de Tratamiento son sensibles y la finalidad del Tratamiento.

Adicionalmente, Háptica S.A.S., tratará los datos sensibles recolectados bajo estándares de seguridad y confidencialidad correspondientes a su naturaleza. Para este fin, Háptica S.A.S., ha implementado medidas administrativas, técnicas y jurídicas contenidas en su Manual de Políticas y Procedimientos, de obligatorio cumplimiento para sus empleados y, en tanto sea aplicable, a sus proveedores, compañías vinculadas y aliados comerciales.

Tratamiento de Datos Personales de Niños, Niñas y Adolescentes

Según lo dispuesto por el Artículo 7o de la Ley 1581 de 2012 y el artículo 12 del Decreto 1377 de 2013, Háptica S.A.S., sólo realizará el Tratamiento, correspondientes a niños, niñas y adolescentes, siempre y cuando este Tratamiento responda y respete el interés superior de los niños, niñas y adolescentes y asegure el respeto de sus derechos fundamentales.

Cumplidos los anteriores requisitos, Háptica S.A.S., deberá obtener la Autorización del representante legal del niño, niña o adolescente, previo ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado, opinión que será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto.

Derechos de los Titulares

Como titular de sus datos personales Usted tiene derecho a:

1. Acceder de forma gratuita a los datos proporcionados que hayan sido objeto de tratamiento.
2. Conocer, actualizar y rectificar su información frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté prohibido o no haya sido autorizado.
3. Solicitar prueba de la autorización otorgada.
4. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) quejas por infracciones a lo dispuesto en la normatividad vigente.
5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato, siempre que no exista un deber legal o contractual que impida eliminarlos.
6. Abstenerse de responder las preguntas sobre datos sensibles. Tendrá carácter facultativo las respuestas que versen sobre datos sensibles o sobre datos de las niñas y niños y adolescentes.

Atención de Peticiones, Consultas y Reclamos

En cumplimiento de las normas sobre protección de datos personales, Háptica S.A.S., presenta el procedimiento y requisitos mínimos para el ejercicio de sus derechos:

Los Titulares de los Datos Personales tienen el derecho de realizar consultas y solicitudes a Háptica S.A.S. para conocer, actualizar, rectificar, suprimir información y revocar la autorización o para realizar peticiones, quejas y reclamos respecto a los datos personales o su tratamiento en el correo administrativo@haptica.co.

Los Titulares pueden contactarse con el responsable de la atención de peticiones, quejas y reclamos a través del correo electrónico administrativo@haptica.co.

Para la radicación y atención de su solicitud le solicitamos suministrar la siguiente información:

• Nombre completo y apellidos;
• Datos de contacto (Dirección física y/o electrónica y teléfonos de contacto); • Medios para recibir respuesta a su solicitud;
• Motivo(s)/hecho(s) que dan lugar al reclamo con una breve descripción del derecho que desea ejercer (conocer, actualizar, rectificar, solicitar prueba de la autorización otorgada, revocarla, suprimir, acceder a la información);
• Firma (si aplica) y número de identificación.

El término máximo previsto por la ley para resolver su reclamación es de quince (15) días hábiles, contado a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, Háptica S.A.S., informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Una vez cumplidos los términos señalados por la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la reglamenten o complementen, el Titular al que se deniegue, total o parcialmente, el ejercicio de los derechos de acceso, actualización, rectificación, supresión y revocación, podrá poner su caso en conocimiento de la Superintendencia de Industria y Comercio –Delegatura para la Protección de Datos Personales-.

Vigencia

La presente Política para el Tratamiento de Datos Personales rige a partir del 1 de enero de 2017.

Las bases de datos en las que se registrarán los datos personales tendrán vigencia mientras no se solicite su supresión por el interesado y siempre que no exista un deber legal de conservarlos.